新东方:E mail的写作5个原则

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  在 新东方听说读写拔高长线班 的二级的课堂上,有很多来自各地的职场精英,在事业发展的瓶颈期,要么选择请假,要么选择辞职,来到新东方学习充电。在众多实用的技能方面,很多人希望系统提高的是英文e-mail的写法,下面我们就提纲挈领的讲一下它的要点。

   写英文e-mail需要把握五个原则,也可以称为5C原则。

   第一concise,叫做简洁 ,因为职场人士每天都非常的忙,有很多的事情和邮件要处理,所以我们需要用最少的词,让对方用最少的时间了解信息,不需要暄寒问暖,只需直奔主题。我们来看个例子The interview’s taking place in two months’ time-on 21st September, actually. Anyway, I’m not worrying about it, not at this moment in time at least. They said it’ll be in Coventry at a hotel called the Leofric Hotel. It’s in the city center, by the way.这个短信息有很多的没必要的连接词,不确定的词,让人读了很着急,其实完全可以把它变成一句 The interview is on 21st September at the Leofric Hotel in Coventry city center. I’m not worrying about it yet! 这样改完会让人知道重点,简单明了。把握一个大体的原则,一个段落一般4-6句话,每句话最多15-20个子。E-mail只要是达到告知的作用,并非写的多有文采。

   第二complete,要有完整的结构:明确的标题,简单提一下上封邮件,写e-mail的目的,主体部分,结尾部分。 标题是人们最先看到的,不清晰的会被当成垃圾邮件删除,因此我们要把标题当成一个重点来对待,如Hi/Meeting/About the meeting不够清晰,但是如果改成About the meeting on Tuesday就比较明确。Thank you for your e-mail expressing interest in the above vacancy.简单说了一下上封邮件。Please confirm whether you would prefer to receive an application form and further details by e-mail or in hard copy by post.说明了邮件的目的。If you have any questions ,please call me.简单收尾。

   第三clear,写作中一定不要出现任何歧义或信息缺失 ,如Please note that it has been postponed until 4th January.这句话中默认对方知道it指的是什么,但可能对方完全have no idea. The meeting will be in OB9 tomorrow.这个邮件中出现了缩写,对方可能知道是Office Block 9, 但也很可能莫名其妙。所以,这就要求我们在写作的时候要有一种“利他”的心态,替别人着想,方便自己。

   第四courteous,要注重礼貌,尤其是生疏的客户 ,因此,这要求我们掌握一些必要的礼貌用语,如I would like to apologize for the delay. / I’d be grateful if you could confirm the interview./ Would you mind phoning the supplier?等,多用这些礼貌用语,会使我们的交流更顺畅。

   第五correct,在发e-mail之前,一定要再次确认一下正确性 。地址栏是否正确,抄送(CC即carbon copy)和密送(BCC即Blind Carbon Copy)是否合适,主题是否准确,邮件中是否有拼写或语法错误,如果没问题,Send it.

  当然,以上只是一些非常概括的原则问题,在 新东方听说读写拔高长线班 的二级的课堂上,我们也会结合学员自己领域的问题,进行一些非常针对性的讨论和指导,小小的e-mail我们真的轻视不得,因为通过它,对方可以了解我们的做事风格,专业水平和商业信息,欢迎大家和我们进一步提升e-mail写作水平。

   陈志文:

  北京新东方2013财年优秀教师,北京新东方英语学习部2012财年优秀导师,赴美哥伦比亚大学访问学者,高中听说读写拔高项目负责人,语法项目负责人。教学中能用常识来解释抽象的知识,深入浅出,让学生在欢声笑语中学会英语。相信“不要给人生设限,人人皆可有成”。

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